Módulo 3

Planeamento e gestão de eventos

Planeamento e gestão de eventos

Objetivo

O objetivo deste módulo é definir as características do planeamento e da gestão de eventos, descrevendo as etapas de trabalho a si associadas. Envolve o estudo da marca, a identificação do público-alvo, a conceção do conceito do evento e a coordenação dos aspectos técnicos antes do lançamento do mesmo.

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O objetivo deste módulo é definir as características do planeamento e da gestão de eventos, descrevendo as etapas de trabalho a si associadas. Envolve o estudo da marca, a identificação do público-alvo, a conceção do conceito do evento e a coordenação dos aspectos técnicos antes do lançamento do mesmo.

No final deste módulo , deve ser capaz de...

Conhecimentos

  •  definir os conceitos de planeamento e gestão de eventos.

  • descrever o ciclo de vida de um evento.

  • Knowledge of project design process

  • Definition of the target group

  • Theories of multimedia

Aptidões

  • conceber o plano estratégico de um evento.
  • demonstrar técnicas que ajudem ao alcance de objetivos organizacionais.
  • Ability to work in a team
  • Ability to work under stress
  • Motivational skills
  • Communication skills
  • Media Literacy

Atitudes

  • assegurar a gestão adequada de um evento levando a cabo as tarefas necessárias para a sua realização.
  • Every event is unique.
  • No one can teach you how to produce an idea.
  • The event is part of the culture of spectacle (Guy Bebord)

 

 

 

Conceitos fundamentais

Conceito-chave 1

Plan eamento

É a determinação dos objetivos de um evento e dos meios para o implementar. Inclui toda a fase de preparação anterior ao evento.

Ao planear o processo de implementação, as atividades a prever devem ser realistas e considerer vários fatores, como o público-alvo e o espaço a utilizar.

Multimedia concept.

Conceito-chave 2

Objetivos

Na fase de planeamento, é necessário determinar os objetivos que se querem alcançar.

Pode ser para apresentar-se ao grande público, criar momentos de partilha na comunidade, diversão, mudar a a visão em relação a estereótipos, etc.

Conceito-chave 3

Público
Ao planear um evento, determine e pesquise informação sobre o público a que se dirige. Lembre-se de que sem uma audiência não há eventos. O público será o destinatário do seu evento.

Conceito-chave 4

Espaço
O espaço no qual o evento ocorre também deve estar relacionado com os objetivos e características do evento.

Os espaços podem ser teatros, praças, parques, auditórios, salões, etc.

Planeamento do evento

O que se tem de considerar no planeamento de um evento?

Planeamento do evento

Antes do eventob, é necessário definir:
• o objetivo do evento
• o público-alvo e suas características
• o tipo de evento
• a data, a hora e o local – considerar as acessibilidades
• as etapas do evento
• os recursos humanos necessários
• os requisitos técnicos – luzes, som, etc.
• os meios de promoção do evento – rádios e jornais locais, redes sociais, etc.
• o orçamento – gastos previstos, formas de financiamento e eventuais rendimentos

Após o evento

O planeamento de eventos pode considerar etapas posteriores ao evento.

Por exemplo, pode considerar avaliar o evento, após o seu término. Pense com a sua equipa que métricas podem ser usadas para definir o sucesso do evento. Talvez seja a venda de ingressos, o número de presenças, o feedback de convidados, etc. Depois de recolhida a informação de avaliação, reveja o planeamento do seu evento para descobrir o que funcionou bem e o que pode ser melhorado em futuros eventos.

Também pode publicar conteúdos nas redes sociais sobre o evento realizado, para que se continue a falar sobre o mesmo.

Pode, ainda, aproveitar para divulgar os próximos eventos.
 

FITEI

Festival de Teatro de Expressão Ibérica

A gestão de eventos pode desenvolver projetos de pequena, média ou grande escala. Embora os eventos possas parecer simples quando estão a ser implementados, criar um evento de sucesso requer muito trabalho e uma gama diversificada de competências.

Neste estudo de caso, apresentamos um evento de escala internacional – O FITEI – Festival Internacional de Teatro de Expressão Ibérica. É um evento cultural que visa promover o teatro e as artes performativas e fomentar a criação artística, através da realização de um festival anual ibérico. 

Compreenda melhor as características deste evento explorando o site

http://www.fitei.com/

Conceber o conceito um evento

  • Conceba algumas características de um evento que gostasse de produzir, determinando os seguintes aspetos:
  • tipo de evento e objetivo;
  • público-alvo;
  • estabelecer prazos para os mesmos;
  • local e data;
  • distribuição de tarefas e prazos;
  • divulgação.
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