Módulo 3
Estratégias de gestão de tempo
Estratégias de gestão de tempo
Objetivo
O propósito deste módulo é disponibilizar conhecimentos e estratégias que permitam aos músicos planear, organizar e gerir o tempo de trabalho de forma eficaz.
No final deste módulo , deve ser capaz de...
Conhecimentos
- descrever estratégias de gestão de tempo para estruturar as suas atividades profissionais.
- identificar focos de distração e eliminá-los para melhorar a gestão do tempo.
Aptidões
- melhorar a organização do trabalho diário e a gestão de atividades.
- planear e estabelecer prioridades para uma gestão de tempo eficiente.
Atitudes
- desenvolver o
autoconhecimento em
prol da melhoria da
gestão de tempo
Desenvolver a automotivação para implementar técnicas que melhorem resultados.
Conceitos fundamentais
Gestão do tempo e organização do trabalho
A gestão de tempo é o processo de planeamento e controlo consciente do tempo gasto em atividades específicas, nomeadamente para aumentar a eficácia, a eficiência e a produtividade.
Exige a coordenação de várias áreas, desde o trabalho, a vida social, a família, os passatempos e os interesses pessoais e o compromisso com a duração temporal de cada um.
planear
O planeamento tem um papel fundamental na gestão eficaz do tempo. Um indivíduo precisa de planear o seu dia com bastante antecedência para fazer o melhor uso possível do tempo.
O planeamento facilita um sentido de orientação, motivando a completar as tarefas a tempo.
Quando uma pessoa é automotivada, o seu desempenho, bem-estar e envolvimento aumentam em comparação com quando se diz a uma pessoa o que fazer (motivação de controlo).
Priorização
Selecionar as tarefas mais importantes e/ou urgentes das que podem ser feitas mais tarde é essencial para uma boa gestão de tempo e consequente melhor qualidade do trabalho.
,
A priorização ajuda a focar nas tarefas importantes, mantendo-as com prioridade máxima, o que permite dedicar-lhes total atenção
Prazos
Ao definir prazos, é possível saber quanto tempo resta até ao fim de uma determinada atividade de um projecto, ajudando a manter a ligação ao cronograma inicialmente definido.
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Definir prazos é também fundamental para se ter disciplina e ajuda a determinar que melhorias precisam de ser implementadas no futuro.
Quais são os obstáculos que os músicos emcontram na gestão eficaz do tempo?
Obstáculos a gestão do tempo
Perfecionismo
Dificuldade de concentração
Acúmulo de várias funções
Trabalho intenso sem produtividade consequente
Dificuldade na gestão de mais do que um foco de trabalho
Ausência de planeamento de grandes projetos
Como podem os músicos ultrapassar estas dificuldades de gestão do tempo?
Superar as Barreiras de comunicação
Perfecionismo
- Aceitar a imperfeição
O zelo em demasia e a atenção excessiva aos detalhes podem levar a gastar mais tempo e esforço do que o necessário. Pergunte-se: "Estou a usar o meu tempo sabiamente?” Várias tarefas imperfeitas podem dar melhores resultados do que uma tarefa com padrões elevados.
- Refletir regularmente sobre o progresso
Reveja o seu desempenho semanal, quinzenal e mensalmente. Considera que poderia ser menos exigente em algumas das tarefas, com pouco ou nenhum efeito no resultado? Consegue lembrar-se de alguma tarefa que tenha estado a evitar por medo de falhar?
- Tirar pressão de cima de si
Mostre regularmente o seu trabalho a um colega ou supervisor para saber se está a trabalhar de acordo com o pretendido. Peça feedback para perceber se o seu perfeccionismo se justifica.
- Pedir feedback
Mostre regularmente o seu trabalho a um colega ou supervisor para saber se está a trabalhar de acordo com o pretendido. Peça feedback para perceber se o seu perfeccionismo se justifica.
Superar as Barreiras de comunicação
Acúmulo de várias funções
- Outsourcing
Considere subcontratar algumas funções. Pondere os custos de produção e conclua se o seu tempo e energia são mais importantes para o seu sucesso do que o dinheiro necessário para esse investimento.
- Automatiza rotinas
A longo prazo, automatizar rotinas pode poupar muito tempo.
- Delegar
Considere delegar funções, criando mais tempo para tarefas que requerem o seu envolvimento direto
Superar as Barreiras de comunicação
Not Being Able to Concentrate & Maintain Focus
- Conhecer o inimigo
Identifique as distrações no local de trabalho que interferem com a sua capacidade de se concentrar - Cuidar melhor da saúde
Dormir bem e a atividade física regular melhoram a concentração e ajudam a prevenir problemas de saúde. - Usar a hora de pico de desempenho
Identifique as suas horas mais produtivas do dia e utilize-as para trabalhar nas tarefas mais exigentes. - Fazer pausas
As pausas refrescam a mente, restauram os recursos mentais e a motivação e reduzem o cansaço. - Estabelecer objetivos diários
O cérebro gosta de metas a curto prazo por razões fisiológicas. Quando temos sucesso em algo, o nosso cérebro liberta dopamina, fazendo-nos sentir mais concentrados e inspirados para experimentar mais uma vez o sentimento de realização. - Realizar uma tarefa de cada vez
Ser multitasking prejudica a concentração e o desempenho, tornando mais difícil a progressão do trabalho, aumentando a taxa de erro e criando stress desnecessário. Em vez disso, concentre-se em fazer uma tarefa de cada vez. - Limitar o seu tempo na internet e nas redes sociais
Superar as Barreiras de comunicação
Dificuldade na gestão de mais do que um foco de trabalho
- Definir prioridades
Reserve tempo específico para chamadas telefónicas e e-mails e use o estado das redes sociais para indicar quando está disponível ou não.
- Aprender a dizer não
Evite participar em chats e adie tarefas de baixa prioridade. Quando disser não, explique as suas razões profissionalmente e providencie uma alternativa.
- Programar o tempo de trabalho e de lazer
No seu calendário, distinga horários de trabalho fixos dos horários dedicados a atividades sociais, família, lazer, etc.
Superar as Barreiras de comunicação
Ausência de planeamento de grandes projetos
- Definir as tarefas passo a passo
Sempre que iniciar uma nova tarefa, estabeleça pequenas metas, de forma a que possam ser completadas em 20-30 minutos e possa sentir que está a fazer progressos.
- Desenvolver uma sequência lógica
As tarefas mais fáceis podem parecer mais atraentes, mas é melhor completá-las pela ordem prevista rumo ao objetivo do seu projeto.
- Rever o progresso regularmente
Ao trabalhar numa grande tarefa, pode nem sempre sentir o progresso. Divida as suas tarefas numa lista de verificação ou use quadros de tarefas para visualizar o seu progresso.
Estratégias de preparação para audições de orquestra
O objetivo desta investigação foi apresentar e implementar estratégias de preparação individual para orientar e auxiliar músicos a alcançar sucesso numa audição de orquestra. Os resultados do estudo indicaram que, após a implementação do programa, os estudantes sentem-se mais preparados, menos ansiosos e mais satisfeitos com a sua prestação numa audição.
https://www.asianefficiency.com/case-studies/time-management-case-study-florian/
Gestão do tempo
Estabeleça a sua estratégia diária, semanal, mensal e anual, incluindo metas e prazos.
Definir uma estratégia é fundamental para uma gestão eficaz do tempo.
É a base sobre a qual as restantes estratégias de gestão do tempo são construídas.
Liste as tarefas que tem de fazer e determine quais estão mais alinhadas com os seus objetivos.
É importante entender que nem todas as suas tarefas têm o mesmo peso.
Ao não definir prioridades, está a trazer stress desnecessário ao seu dia, porque enquanto desenvolve uma determinada tarefa, está a pensar que devia também estar a desenvolver outras tarefas ao mesmo tempo. . . . . .
Selecione as tarefas que pode delegar e indique quem as poderia realizar.
Não tente fazer tudo sozinho.
Ser capaz de delegar tarefas abre espaço para desenvolver estratégias, definir objetivos e ser criativo.
Dicas de gestão de tempo para músicos
Desocupar a mente
É fácil ficar completamente enredado em processos burocráticos relacionados com a
gestão da carreira. Por vezes, esses processos acabam por ocupar demasiado espaço
mental em detrimento do trabalho criativo como músico, compositor e intérprete.
Descartar estes pensamentos, apontando-os num calendário, vai permitir uma
maior dedicação ao trabalho criativo.
É possível organizar os processos burocráticos em listas de tarefas ou usando outras metodologias disponíveis para serem consultadas a qualquer momento.
Dicas de gestão de tempo para músicos
Fazer uma análise de tempo
Antes de mudar alguma coisa, é necessário saber em que ponto de situação se encontra. Para isso, faça uma análise da sua situação atual de gestão do tempo, seguindo as dicas seguintes.
Qual é a sua tarefa principal?
A gestão de tempo consiste em pensar de forma estratégica e concentrar-se nas suas tarefas mais importantes. Para isso, é necessário que saiba quais são os seus principais objetivos.
Pergunte-se: "Quais são os passos que preciso de dar para concluir esta tarefa?" Estes tornar-se-ão nas suas pequenas tarefas primordiais, que poderá começar a incluir na sua lista de tarefas diárias.
Dicas de gestão de tempo para músicos
Priorizar tarefas em listas
As listas de tarefas permitem ter uma perspetiva global do trabalho e isso ajuda a ter uma noção do que já foi feito e do que ainda falta fazer, trazendo uma sensação de objetivo cumprido.
Pense nestas perguntas para priorizar as suas tarefas:
- Quão importante é esta tarefa?
- Quanto é que me ajudará a completar o meu projeto ou objetivo?
- Quanto tempo vai demorar?
- Quanta concentração ou desgaste serão necessários?
Conheça a sua hora de maior produtividade
Assim que souber qual a sua hora de maior produtividade, pode programar a sua tarefa principal para esse espaço de tempo e aproveitar ao máximo o seu pico de produtividade.
Plano de ação
1 - Planear
Seja no início do ano, trimestre, mês, semana ou dia, deve sempre ter um plano.
Que deve incluir:
- objetivos e prazos;
- uma lista abrangente de tarefas que lhe são exigidas diariamente, semanalmente ou mensalmente;
- o planeamento das tarefas.
2 - Priorizar
Estabeleça prioridades: determine quais são as tarefas mais alinhadas com os seus objetivos e faça essas tarefas primeiro.
Isto diminui os níveis de stress e a resistência ao lidar com outras tarefas difíceis, uma vez que o mais difícil já ficou feito.
3 - Executar
Costuma procrastinar? Se sim… tem de parar!
Procrastinar é muito frequente.
Mas é necessário manter sempre bastante disciplina no que respeita a completer as suas tarefas, para que possa alcançar os seus objetivos.
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